Privacyverklaring
Sint Rochus

PRIVACYVERKLARING van Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw

Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke Accordeonvereniging "St. ROCHUS" vzw 
Molenveld 212 
2490 Balen 
E-mail: julien.hens@telenet.be 
Telefoon: 0472/72 88 66

Aan wie is deze privacyverklaring gericht? 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten, leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens? 

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke Accordeonvereniging "St. ROCHUS" vzw verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

  • Ledenadministratie 
  • De ledenlijst wordt bijgehouden door het secretariaat en de voorzitter zodat onderling afspraken tot activiteiten kunnen worden gemaakt. 
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Koninklijke accordeonvereniging "St. Rochus" vzw 
  • Het versturen van informatie ivm. onze activiteiten, lidkaarten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. 
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek) 
  • Aankopen van tickets (afleveren van tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, in geval van programmawijziging of annulatie) 

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken. 

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken: 

  • persoonlijke identiteitsgegevens: familienaam, voornaam,
  • privé contactgegevens: adres, telefoonnummer/gsmnummer, e-mailadres
  • persoonlijke kenmerken: geboortedatum (enkel van toepassing voor leden ivm. de verzekering)
  • rijksregisternummer (enkel voor bestuursleden ivm. de statuten)
    aanwezigheidslijst (enkel van toepassing voor de muzikanten)
    toetredingsjaar
  • beeldmateriaal: (foto's, video's, opnames van optredens en activiteiten)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf 

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van: 

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor directe marketing) 

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto's van u en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële e-mails. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor: 

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
  • Het verzekeren van onze leden, vrijwilligers (via verzekeringsmaatschappij) 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen: 

  • Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met Vlamo 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Minderjarigen:

  • Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. 

Hoe lang houden we uw gegevens bij? 

Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen

Koninklijke accordeonvereniging "St. Rochus" vzw. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan: 

  • nodig is voor de ledenadministratie
  • U niet langer e-mails, brieven (post), wilt ontvangen betreffende onze activiteiten
  • als u de samenwerking met onze vereniging verbreekt 

Hoe beschermen we uw gegevens? 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (...inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). 

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

  • Alle personen die namens Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
  • Leden die een ledenlijst ontvangen mogen deze onder geen enkel beding doorgeven aan derden, zij dienen hun handtekening te plaatsen voor akkoord.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een 'firewall'.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. 

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. 

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 
Drukpersstraat 35 1000 Brussel 
commission@privacycommission.be 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Koninklijke Accordeonvereniging "ST. ROCHUS" vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.